OBSAH
Založení požadavku
Formulář se zobrazí po kliknutí na "Vytvořit nový požadavek" v záhlaví Albíny a vybráním typu požadavku -> Platby k pracovní cestě.
Vyberte typ platby, vyplňte účel a klikněte na +Založení platby k pracovní cestě.
1. Zaplatit přes účtárnu
Pokud máte doklad (faktura, zálohová faktura, platební údaje) vztahující se k pracovní cestě a je potřeba jej předat do účtárny k proplacení, vyplňte potřebné údaje o pracovní cestě, celkovou cenu a přiložte doklad do Povinné přílohy. Tento dokument se po schválení požadavku automaticky odešle do podatelny k zaevidování a poté do účtárny.
Pozn. : Do pole "Pracovní cesta" lze zadat číslo cesty, jejíž návrh v OKbase je ve stavu "Navrženo" (tzn. v systému OKbase je založen návrh na pracovní cestu a je odeslán ke schválení). Po odeslání ke schválení, se cesta v požadavku zobrazí nejpozději do čtyř hodin od odeslání.
2. Zaplaceno ústavní platební kartou
Pokud jste ústavní platební kartou zaplatili náklad vztahující se k pracovní cestě, vyplňte požadované údaje o cestě, platební kartě, datum platby, přiložte do Povinné přílohy doklad prokazující tuto platbu (faktura, účtenka, potvrzení o úhradě) a odešlete ke schválení.
Pozn. : Do pole "Pracovní cesta" lze zadat číslo cesty, jejíž návrh v OKbase je ve stavu "Navrženo" (tzn. v systému OKbase je založen návrh na pracovní cestu a je odeslán ke schválení). Po odeslání ke schválení, se cesta v požadavku zobrazí nejpozději do čtyř hodin od odeslání.
Uložení formuláře v PDF formátu
Formulář je možné si uložit v PDF formátu kliknutím na tlačítko "Exportovat do PDF", které se nachází v Detailu požadavku (po rozkliknutí požadavku v seznamu požadavků zaměstnance).
FAQ
Dotaz:
Požadavek platba k pracovní cestě - při vyplňování formuláře nejde zapsat číslo pracovní cesty.
Odpověď: Vyplnit lze pouze číslo cesty, u které je v OKbase založen návrh na pracovní cestu a odeslán ke schválení. Tzn. návrh cesty musí být ve stavu Odesláno nebo Schváleno.
Jakmile je návrh cesty v OKbase odeslán ke schválení, trvá max. 4 hodiny než se přenese do Albíny. Z externího systému OKbase probíhají přenosy do Albíny každé 4 hodiny (v 1:00 h, 5:00 h, 9:00 h, 13:00 h, 17:00 h, 21:00 h).
Dotaz:
Požadavek platby k pracovní cestě - v poli Pracovní cesta se nabízí pouze seznam mých cest. Můžu zadat platbu týkající se cesty kolegy?
Odpověď: Pokud znáte číslo cesty Vašeho kolegy, stačí jej napsat do pole Pracovní cesta v požadovaném formátu potvrdit stisknutím Enter. Automaticky se pak vyplní pole Země, a Období cesty (od, do).
Dotaz:
Požadavek platba k pracovní cestě - nelze zapsat několik plateb na cestu v různých měnách.
Odpověď: Do jednoho požadavku lze zapsat pouze náklady týkající se jedné platby kartou. Je to proto, aby v účtárně jednotlivé platby z bankovního výpisu mohli propojit s konkrétní jednou platbou ústavní kartou.
Př.1: Ústavní kartou byly jednou platbou zaplaceny letenky pro 5 zaměstnanců.
Na tuto jednu platbu se vyplní jeden požadavek “Platby k pracovní cestě” a vyplní se 5 položek - každá letenka zvlášť, protože se týká 5 zaměstnanců a 5 různých pracovních cest. Celková cena je cena platby v konkrétní měně.
Př.2: Ústavní kartou byla na jednu pracovní cestu zaplacena letenka a konferenční poplatek.
Protože proběhly 2 různé platby, musí se vyplnit 2 požadavky “Platba k pracovní cestě”. Jeden požadavek na platbu za letenku a jeden za platbu konferenčního poplatku.