EkoIS

OBSAH

• Úvod
• 1. Vytvoření návrhu na zahraniční pracovní cestu
  • 1.1. Popis jednotlivých polí
    • Účastník
    • Základní údaje
    • Další údaje
    • Průběh
    • Stravování
    • Zálohy
    • Nevyplňujte. Detaily doplní referent pracovních cest.
  • 1.2. Uložení návrhu cesty
  • 1.3. Podání návrhu na zahraniční pracovní cestu
• 2. Vytvoření zprávy (= vyúčtování) ze zahraniční pracovní cesty
  • 2.1. Popis jednotlivých polí
    • Účastník
    • Základní údaje
    • Informace o vlastním vozidle
    • Specifikace cesty
    • Další údaje
    • Průběh
    • Stravování
    • Dodatečné zálohy
    • Nevyplňujte. Detaily doplní referent pracovních cest. 
    • Náhrady
  • 2.2. Odeslání zprávy ke schválení
  • 2.3. Tisk cestovního příkazu

Úvod

Na úplném začátku bychom rádi upozornili na specifickou terminologii, kterou jsme byli nuceni akceptovat vzhledem k požadavkům dodavatele systému OKbase. Abychom předešli nedorozuměním, uvádíme důležitá vysvětlení následujících pojmů: 

• Zpráva – v tomto návodu je pojem „zpráva“ chápán jako vyúčtování. 
• Zakázka – v kontextu tohoto návodu se „zakázkou“ označuje zdroj financování.
  
• Směna od/do = pracovní směna zaměstnance. V části "Specifikace cesty" upravte podle Vaší směny, která je uvedena v OKbase v části "Evidence docházky".  

Pokud se ze služební cesty vrátíte dříve než je konec Vaší pracovní doby uvedený v OKbase, je nutné, abyste si v docházce doplnili chybějící hodiny jako odpracované. 

Př.: Vaše pracovní doba v OKbase je do 16:00 hod a z pracovní cesty se vrátíte ve 14:30 hod. Doba od 14:30 do 16:00 hod. se v docházce zobrazí jako neodpracovaná. Je nutné si v docházce tuto dobu nastavit jako přítomnost v práci.

Pozn.: Toto se neřeší na začátku pracovní cesty. (Pokud začátek pracovní doby máte stanoven od 7:30 hod a na pracovní cestu odjíždíte v 9:00 hod, tak se doba od 7:30 do 9:00 v docházce automaticky doplní jako odpracovaná.)

Postup doplnění chybějících hodin v docházce (příklad, kdy pracovní cesta (19. 5.-21. 5. 2025) byla ukončena ve 14:00 a směna zaměstnance končí v 16:00):

1. označte si den, ve kterém chybí odpracované hodiny po ukončení pracovní cesty (21. 5. 2025)
2.  v pravé části klikněte na tlačítko "+Nový", zadejte čas 14:00, vyberte "Příchod do práce" a uložte
3. znovu klikněte na "+Nový", zadejte čas konce směny 16:00, vyberte "Obecný konec" a uložte.
4. chybějící 2 hodiny se tímto automaticky označí jako odpracované (místo 6 h bude odpracováno 8 h)
5. 
   

• Bez práce - Aby se doba pracovní cesty rovnala pracovní době zaměstnance, je nutné ve zprávě v části "Průběh"  zaškrtnout pole "Bez práce".  
• Osobní auto - pokud na pracovní cestě použijete vlastní nebo služební auto, v návrhu cesty v části "Základní informace" vyberete jako dopravní prostředek "auto služební" nebo "auto vlastní". "Osobní auto", které je v rozbalovátku na výběr, nelze v tomto případě použít, protože by nedošlo k případnému vyúčtování náhrad.

Dále bychom chtěli upozornit, že v rolovacích menu jsou vždy obsaženy všechny dostupné možnosti a žadatel by proto měl pečlivě vybírat variantu, která nejlépe odpovídá konkrétnímu typu cesty.

Jakmile je Váš návrh na pracovní cestu schválen, přenese se tato cesta do Vaší docházky automaticky. Již tedy není nutné žádat v OKbase o služební cestu (vznikla by tím duplicita). 

1. Vytvoření návrhu na zahraniční pracovní cestu

V části "Návrhy" se zobrazuje seznam všech vytvořených návrhů na pracovní cesty. Nový návrh lze vytvořit pomocí tlačítka .  

Zobrazí se formulář "Návrh na zahraniční pracovní cestu", kde vyplníte jednotlivá pole (žlutě podbarvená pole jsou povinná, šedě podbarvená pole jsou automaticky vyplněná a nelze je měnit).

1.1. Popis jednotlivých polí

• Účastník

• Základní údaje

*Pokud bude v "Typu cesty" vybrána Konference lze doplnit v sekci "Údaje ke konferenci":

Aktivní účast na konferenci	zaškrtněte pokud se jedná o aktivní účast	(zaškrtávací pole)
Abstrakt + Titulní stránka konference	vložte abstrakt a titulní stránku kon jako přílohu
URL konference	vyplňte odkaz na konferenci

** Pokud bude použito na pracovní cestě "Auto vlastní" nebo "Motocykl vlastní" je nutné vyplnit informace o vozidle (SPZ, Typ vozidla, Druh pohonné hmoty, Spotřeba na 100 km).

A doplnit ID požadavku z Albíny "Soukromé vozidlo pracovní cesta".

• Specifikace cesty

Směna od/do	pracovní směna žadatele - upravte začátek směny podle Vašeho nastavení v OKbase Pokud máte v OKbase nastaven v docházce jiný začátek směny než v 7:30, změňte jej tady v okně "Směna od".	konec směny se spočítá automaticky podle úvazku žadatele
Účel cesty
Zakázka	vyberte číslo zakázky/grantu, ze kterého bude cesta financována (pokud bude financována z více zakázek, zvolte 1 z nich a další specifikujte v části "Další údaje")	(výběr z rozbalovacího menu)
Referentka	vyplňte jméno referentky, která má Vaší cestu na starosti	(výběr z rozbalovacího menu)
Poznámka
Příloha		pomocí ikonylze nahrát soubor

• Další údaje

• Průběh

V této části se automaticky vygeneruje jeden řádek pro celé trvání cesty. Průběh cesty může být buď jako spojitý interval, nebo lze vygenerovat průběhy pro každý den plánu, a to pomocí tlačítka Generovat pro každý den.

Pokud budete přerušovat cestu (např. z důvodu dovolené):

1. vygenerujte průběh cesty pro každý den
2. zaškrtněte dny, ve kterých cestu přerušujete (ve sloupci Přerušení)
3. do poznámky napište důvod přerušení
4. doplňte místo a zemi ve dnech pracovní cesty

(přesné časy přerušení cesty budou doplněny ve Zprávě z tuzemské cesty")

• Stravování

V této části lze zakliknutím pole zvolit, zda bude poskytnuta strava a v jakém rozsahu (snídaně, oběd, večeře). 

Lze doplnit až po návratu do Zprávy z tuzemské cesty. 

• Zálohy

Nevyplňujte. Detaily doplní referent pracovních cest.

1.2. Uložení návrhu cesty

Návrh na pracovní cestu uložíte pomocí tlačítka Uložit. 

Nově vytvořená pracovní cesta se zobrazuje se stavem „Rozpracováno“.

1.3. Podání návrhu na zahraniční pracovní cestu

Pro podání návrhu konkrétní pracovní cesty použijte v detailu tlačítko "Navrhnout ke schválení".

Zrušit odeslaný návrh na cestu lze ještě před schválením kliknutím na "Zrušit návrh".

1.4. Smazání nebo kopie návrhu na zahraniční pracovní cestu

Pokud je návrh cesty rozpracovaný, lze jej Editovat, Smazat nebo Vytvořit kopii.

Pokud je návrh cesty již schválený, lze pouze vytvořit jeho kopii. Zrušit návrh mohou pouze referentky odd. cest.

2. Vytvoření zprávy (= vyúčtování) ze zahraniční pracovní cesty

Zprávu ze zahraniční pracovní cesty založí po schválení návrhu referent pracovních cest. 

V části „Zprávy“ se zobrazuje seznam všech zpráv z pracovních cest.

Zprávu z pracovní cesty lze také vytvořit přímo z návrhu k pracovní cestě (pokud je ve stavu „Schváleno“) pomocí tlačítka.

Zpráva je navázána na návrh, je tedy možné zobrazit také údaje o návrhu pracovní cesty, nebo přejít do detailu konkrétního návrhu.

2.1. Popis jednotlivých polí

Základní údaje se přebírají automaticky z návrhu pracovní cesty. Tyto údaje lze ve zprávě doplnit případně upravit.

• Účastník

Data převzata z návrhu pracovní cesty. Lze upravit pole "Spolucestující"

• Základní údaje

Data převzata z návrhu pracovní cesty. Lze upravit všechna pole, původní údaje z návrhu budou zobrazeny pod jednotlivých polem.

Doplňte přesný čas začátku a konce pracovní cesty, případně upřesněte dopravní prostředek v místě cesty. 

• Informace o vlastním vozidle

Pokud bylo "Auto/motocykl vlastní" vyplněno jako dopravní prostředek, doplňte "Cenu za litr" (cenu doložte dokladem o tankování, pokud doklad nedoložíte nebo údaj nedoplníte, bude použita cena dle platné vyhlášky) a "Ujeté km" v ČR a zahraničí.

• Specifikace cesty

Jako přílohu vložte dokumenty související s cestou např. abstrakt - pokud nebyl vložen již v návrhu cesty; potvrzení účasti na konferenci (pokud máte k dispozici); fakturu za ubytování, konferenční poplatek; potvrzení o výběru z banky; účtenku za pohonné hmoty, parkování atd. Do poznámky napište, jak byly náklady hrazeny (soukromou kartou, ústavní kartou, hotově, převodem), případně přiložte schválené "Oznámení účtárně o platbě kartou" nebo alespoň napište jeho ID z Albíny. 

"Originál jízdenek, účtenek a ostatních dokladů předejte prostřednictvím SPOC příslušné referentce v oddělení pracovních cest".

• Další údaje

Již nevyplňujte papírový "Záznam o provozu vozidla osobní dopravy" (tzv. STAZKU).

• Průběh

Nevyplňujte. Detaily doplní referent pracovních cest. 

• Stravování

Data převzata z návrhu pracovní cesty. Upravte podle skutečnosti.

• Dodatečné zálohy

Nevyplňujte. Detaily doplní referent pracovních cest. 

• Náhrady

Nevyplňujte. Detaily doplní referent pracovních cest. 

2.2. Odeslání zprávy ke schválení

Pomocí tlačítka bude zpráva z pracovní cesty postoupena ke schválení a její stav se změní na „Navrženo“:

Případné smazání zprávy lze provést pomocí tlačítka .

2.3. Tisk cestovního příkazu

U vyúčtované pracovní cesty lze vytisknout „Cestovní příkaz“, a to pomocí tlačítka a výběrem sestavy.