EkoIS

OBSAH

• Úvod
• 1. Vytvoření návrhu na tuzemskou pracovní cestu
  • 1.1. Popis jednotlivých polí
    • Účastník
    • Základní údaje
    • Další údaje
    • Průběh
    • Plánované výdaje
    • Stravování
  • 1.2. Uložení návrhu cesty
  • 1.3. Podání návrhu na tuzemskou pracovní cestu
  • 1.4. Smazání nebo kopie návrhu na tuzemskou pracovní cestu
• 2. Vytvoření zprávy (= vyúčtování) z tuzemské pracovní cesty
  • 2.1. Popis jednotlivých polí
    • Účastník
    • Základní údaje
    • Informace o vlastním vozidle
    • Specifikace cesty
    • Detaily cesty osobním vozidlem
    • Průběh
    • Stravování
    • Dodatečné zálohy a Náhrady
  • 2.2. Odeslání zprávy ke schválení
  • 2.3. Tisk cestovního příkazu

Úvod

Na úplném začátku bychom rádi upozornili na specifickou terminologii, kterou jsme byli nuceni akceptovat vzhledem k požadavkům dodavatele systému OKbase. Abychom předešli nedorozuměním, uvádíme důležitá vysvětlení následujících pojmů: 

• Zpráva – v tomto návodu je pojem „zpráva“ chápán jako vyúčtování. 
• Zakázka – v kontextu tohoto návodu se „zakázkou“ označuje zdroj financování.
• Směna od/do = pracovní směna zaměstnance. V části "Specifikace cesty" upravte podle Vaší směny, která je uvedena v OKbase v části "Evidence docházky".  

Pokud se ze služební cesty vrátíte dříve než je konec Vaší pracovní doby uvedený v OKbase, je nutné, abyste si v docházce doplnili chybějící hodiny jako odpracované. 

Př.: Vaše pracovní doba v OKbase je do 16:00 hod a z pracovní cesty se vrátíte ve 14:30 hod. Doba od 14:30 do 16:00 hod. se v docházce zobrazí jako neodpracovaná. Je nutné si v docházce tuto dobu nastavit jako přítomnost v práci.

Pozn.: Toto se neřeší na začátku pracovní cesty. (Pokud začátek pracovní doby máte stanoven od 7:30 hod a na pracovní cestu odjíždíte v 9:00 hod, tak se doba od 7:30 do 9:00 v docházce automaticky doplní jako odpracovaná.)

• Bez práce - Aby se doba pracovní cesty rovnala pracovní době zaměstnance, je nutné ve zprávě v části "Průběh"  zaškrtnout pole "Bez práce".  
• Osobní auto - pokud na pracovní cestě použijete vlastní nebo služební auto, v návrhu cesty v části "Základní informace" vyberete jako dopravní prostředek "auto služební" nebo "auto vlastní". "Osobní auto", které je v rozbalovátku na výběr, nelze v tomto případě použít, protože by nedošlo k případnému vyúčtování náhrad.

Dále bychom chtěli upozornit, že v rolovacích menu jsou vždy obsaženy všechny dostupné možnosti a žadatel by proto měl pečlivě vybírat variantu, která nejlépe odpovídá konkrétnímu typu cesty.

Jakmile je Váš návrh na pracovní cestu schválen, přenese se tato cesta do Vaší docházky automaticky. Již tedy není nutné žádat v OKbase o služební cestu (vznikla by tím duplicita).

1. Vytvoření návrhu na tuzemskou pracovní cestu

V části "Návrhy" se zobrazuje seznam všech vytvořených návrhů na pracovní cesty. Nový návrh lze vytvořit pomocí tlačítka .  

Zobrazí se formulář "Návrh na tuzemskou pracovní cestu", kde vyplníte jednotlivá pole (žlutě podbarvená pole jsou povinná, šedě podbarvená pole jsou automaticky vyplněná a nelze je měnit).

1.1. Popis jednotlivých polí

• Účastník

• Základní údaje

*Pokud bude v "Typu cesty" vybrána Konference lze doplnit detaily v sekci "Údaje ke konferenci":

Aktivní účast na konferenci	zaškrtněte pokud se jedná o aktivní účast	(zaškrtávací pole)
URL konference	vyplňte odkaz na konferenci
Abstrakt	vložte abstrakt jako přílohu

** Pokud bude použito na pracovní cestě "Auto vlastní" nebo "Motocykl vlastní" je nutné vyplnit informace o vozidle (SPZ, Typ vozidla, Druh pohonné hmoty, Spotřeba na 100 km).

A doplnit ID požadavku z Albíny "Soukromé vozidlo pracovní cesta".

ID požadavku naleznete v Albíně v seznamu požadavků zaměstnance ve sloupci "ID".

• Specifikace cesty

Směna od/do	pracovní směna žadatele Pokud máte v OKbase v části "Evidence docházky" nastaven v docházce jiný začátek směny než v 7:30, změňte jej tady v okně "Směna od".	konec směny se spočítá automaticky podle úvazku žadatele
Účel cesty
Zakázka	vyberte číslo hlavního zdroje financování. (Podrobnosti k vybranému zdroji financování, případně k potřebě dofinancování z VEJ, uveďte v oddíle "Další údaje - způsob financování")	(výběr z rozbalovacího menu)
Referentka	vyberte jméno referentky, která má Vaší cestu na starosti	(výběr z rozbalovacího menu)
Poznámka
Příloha		pomocí ikonylze nahrát soubory

• Další údaje

• Průběh

V této části se automaticky vygeneruje jeden řádek pro celé trvání cesty. Průběh cesty může být buď jako spojitý interval, nebo lze vygenerovat průběhy pro každý den plánu, a to pomocí tlačítka Generovat pro každý den.

Pokud budete přerušovat cestu (např. z důvodu dovolené):

1. vygenerujte průběh cesty pro každý den
2. zaškrtněte dny, ve kterých cestu přerušujete (ve sloupci Přerušení)
3. do poznámky napište důvod přerušení (např. dovolená)

(přesné časy přerušení cesty budou doplněny ve Zprávě z tuzemské cesty")

• Plánované výdaje

Vyplňte pouze v případě, pokud požadujete zálohu na cestu.

• Stravování

V této části lze zakliknutím pole zvolit, zda bude poskytnuta strava a v jakém rozsahu (snídaně, oběd, večeře). 

Lze doplnit až po návratu do Zprávy z tuzemské cesty.

1.2. Uložení návrhu cesty

Návrh na pracovní cestu uložíte pomocí tlačítka Uložit. 

Nově vytvořená pracovní cesta se zobrazuje se stavem „Rozpracováno“.

1.3. Podání návrhu na tuzemskou pracovní cestu

Pro podání návrhu konkrétní pracovní cesty lze v detailu použít tlačítko "Navrhnout ke schválení".

Zrušit odeslaný návrh na cestu lze ještě před schválením kliknutím na "Zrušit návrh".

1.4. Smazání nebo kopie návrhu na tuzemskou pracovní cestu

Pokud je návrh cesty rozpracovaný, lze jej Editovat, Smazat nebo Vytvořit kopii.

Pokud je návrh cesty již schválený, lze pouze vytvořit jeho kopii. Zrušit návrh mohou pouze referentky odd. cest.

2. Vytvoření zprávy (= vyúčtování) z tuzemské pracovní cesty

Pozn.: V tomto návodu je pojem „zpráva“ chápán jako vyúčtování.

Zprávu z tuzemské pracovní cesty založí po schválení návrhu referent pracovních cest. 

Po návratu z pracovní cesty otevřete "Zprávu z tuzemské pracovní cesty" a doplňte požadované údaje.

2.1. Popis jednotlivých polí

Základní údaje se přebírají automaticky z návrhu pracovní cesty. Tyto údaje ve zprávě doplňte nebo případně upravte podle skutečnosti.

• Účastník

Doplňte případně "Spolucestující" - pokud bylo použito jako dopravní prostředek osobní vozidlo.

• Základní údaje

Doplňte přesný čas začátku a konce pracovní cesty, případně upřesněte dopravní prostředek v místě cesty.

• Informace o vlastním vozidle

Pokud bylo "Auto/motocykl vlastní" vyplněno jako dopravní prostředek, doplňte "Cenu za litr" (cenu doložte dokladem o tankování, pokud doklad nedoložíte nebo údaj nedoplníte, bude použita cena dle platné vyhlášky) a "Ujeté km".

• Specifikace cesty

Jako přílohu vložte dokumenty související s cestou např. abstrakt - pokud nebyl vložen již v návrhu cesty; potvrzení účasti na konferenci (pokud máte k dispozici); fakturu za ubytování, konferenční poplatek; potvrzení o výběru z banky; účtenku za pohonné hmoty, parkování atd. 

"Originál jízdenek, účtenek a ostatních dokladů předejte prostřednictvím SPOC příslušné referentce v oddělení pracovních cest".

• Detaily cesty osobním vozidlem

Pokud bylo na cestu použito vlastní vozidlo, je nutné doplnit informace o ujetých km jak služebně tak případně soukromě.

Doplňte: datum, místo a čas odjezdu + datum, místo a čas příjezdu + ujeté km + doba řízení vozidla + doba bezpečnostní přestávky.

Již nevyplňujte papírový "Záznam o provozu vozidla osobní dopravy" (tzv. STAZKU).

• Průběh

Nevyplňujte. Detaily doplní referent pracovních cest.

• Stravování

Data převzata z návrhu pracovní cesty. Upravte podle skutečnosti.

• Dodatečné zálohy a Náhrady

Nevyplňujte. Detaily doplní referent pracovních cest.

2.2. Odeslání zprávy ke schválení

Pomocí tlačítka bude zpráva z pracovní cesty postoupena ke schválení a její stav se změní na „Navrženo“:

Případné smazání zprávy lze provést pomocí tlačítka .

2.3. Tisk cestovního příkazu

U vyúčtované pracovní cesty lze vytisknout „Cestovní příkaz“, a to pomocí tlačítka a výběrem sestavy.