EkoIS

OBSAH

• 1. Vytvoření zprávy ze zahraniční pracovní cesty
  • 1.1. Popis jednotlivých polí
    • Účastník
    • Základní údaje
    • Informace o vlastním vozidle
    • Specifikace cesty
    • Další údaje
    • Průběh
    • Stravování
    • Dodatečné zálohy
    • Náhrady
    • Rekapitulace
• 2. Odeslání zprávy ke schválení
• 3. Tisk cestovního příkazu

1. Vytvoření zprávy ze zahraniční pracovní cesty

V části „Zprávy“ se zobrazuje seznam všech zpráv z pracovních cest.

Zprávu z pracovní cesty lze také vytvořit přímo z návrhu k pracovní cestě (pokud je ve stavu „Schváleno“) pomocí tlačítka.

Zpráva je navázána na návrh, je tedy možné zobrazit také údaje o návrhu pracovní cesty, nebo přejít do detailu konkrétního návrhu.

1.1. Popis jednotlivých polí

Základní údaje se přebírají automaticky z návrhu pracovní cesty. Tyto údaje lze ve zprávě doplnit případně upravit.

• Účastník

Data převzata z návrhu pracovní cesty. Lze upravit pole "Spolucestující"

• Základní údaje

Data převzata z návrhu pracovní cesty. Lze upravit všechna pole, původní údaje z návrhu budou zobrazeny pod jednotlivých polem.

• Informace o vlastním vozidle

Data převzata z návrhu pracovní cesty, pokud bylo "Auto vlastní" vyplněno jako dopravní prostředek. Údaje lze upravit a je nutné doplnit "Cenu za litr" a "Ujeté km" v ČR a zahraničí.

• Specifikace cesty

Data převzata z návrhu pracovní cesty. Lze upravit všechna pole.

• Další údaje

• Průběh

Zobrazují se informace o průběhu pracovní cesty, časech práce a přerušeních pracovní cesty. Tyto informace (přesné časy, místo začátku a konce, přerušení) je nutné po ukončení cesty doplnit (pokud se realita liší od návrhu cesty). 

Aby se doba pracovní cesty rovnala pracovní době zaměstnance, je nutné zaškrtnout pole "Bez práce". Pokud by se pole nezaškrtlo, je nutné vyplnit přesný odpracovaný čas do pole "Práce od" a "Práce do" a tím se do docházky přenese přesný počet odpracovaných hodin (tzn. mohou např. vzniknout přesčasy).

• Stravování

Data převzata z návrhu pracovní cesty. Lze upravit podle skutečnosti.

• Dodatečné zálohy

Pomocí tlačítka +Nový se zobrazí řádek, kde je možné zadat dodatečné zálohy. Jedná se soukromá čerpání.

Odpovědná osoba vyplní datum, typ náhrady, způsob úhrady, částku, měnu, kurz, částku v Kč (ostatní údaje nejsou povinné).

• Náhrady

Zobrazuje se vyúčtování náhrad a záloh (jízdného, stravného a dalších výdajů spojených s pracovní cestou) a vzniklého rozdílu.

Pomocí tlačítka se zobrazí tabulka s výpočtem náhrad stravného a případně kapesného pro každý den (na základě počtu hodin strávených na pracovní cestě) a se součtem pro všechny dny. Tlačítkem  se vypočtené náhrady přenesou do části „Náhrady“

Stravné se v souladu s § 183 ZP, odst. 3 a 5 zaokrouhluje na celé koruny nahoru.

K náhradám je také možné přiložit příslušný doklad (např. letenku, doklad o ubytování apod.), a to pomocí ikony  a vybráním konkrétního dokumentu. Následně lze dokument zobrazit pomocí ikony , případně odebrat pomocí ikony .

Již zadané náhrady lze editovat dle skutečných výdajů pomocí ikony . Zobrazí se formulář „Náhrady“ pro editaci: 

Nový záznam do tabulky zadáte tlačítkem . Vyplníte datum, typ náhrady, můžete také určit způsob úhrady (např. ze zálohy, firemní/soukromou kartou apod., dle vybraného způsobu pak probíhá výpočet součtu náhrad, Zaúčtovat jinam, číslo dokladu, kterým byl předmět uhrazen, částku, měnu a aktuální kurz.

Pro aktualizaci kurzů podle ČNB můžete využít tlačítka . Načtení kurzu přepíše již případně zadaný kurz. Kurz pro náhrady se zjišťuje ke dni, kdy byla vyplacena záloha na tyto náhrady, pokud návrh neexistuje, nebo záloha k náhradě vyplacena nebyla, tak se pro zjištění kurzu bere v potaz datum začátku pracovní cesty.

Pro načítání kurzů měn s měsíční platností platí následující. Kurz se vyhlašuje poslední pracovní den v měsíci a tento kurz platí celý následující kalendářní měsíc. Například pro poslední lednový den platí ještě kurz z posledního pracovního dne měsíce prosince. Načítání těchto kurzů se používá jak při přepočtu zálohy na jinou měnu, tak i pro přepočet náhrady u zpráv v dané měně.

Zadáním kurzu dojde k výpočtu náhrady v korunách a případnému zúčtování rozdílu při vyplacení zálohy.

Pod tabulkou náhrad je uveden „Přehled náhrad a záloh“ na pracovní cestě a vzniklý rozdíl.

Pomocí tlačítka  se vygenerují doklady rozdělené dle měn a způsobu proplacení, tedy jeden za náhrady určené k proplacení v hotovosti, jeden za náhrady proplácené ve mzdě a jeden typu ostatní za náklady, které se nepřičítají do náhrad (např. při platbě firemní kartou apod.).

U dokladů, které mají typ proplácení „ostatní“, je možné částku zadávat na dvě desetinná místa. Ostatní typy proplácení („ve mzdě“, „v hotovosti“) se zaokrouhlují nahoru na celá čísla.

Zakliknutím pole ve sloupci „Přepočítat“ můžete provést u dokladu v cizí měně přepočet kurzu na české koruny:

Pravidla pro doplnění kurzů do dokladů:

o   je-li kurz vyplněný u měny, přebírá se kurz u měny, jinak z ČNB.

o   není-li kurz u měny, a neexistují-li žádné vyplacené zálohy, tak se přebere kurz z ČNB podle dne začátku pracovní cesty.

o   jsou-li vyplacené zálohy v jeden den (tzn. jedna záloha nebo více záloh ve stejný den), přebere se kurz z ČNB dle tohoto data.

o   je-li vyplaceno více záloh v různé dny, tak se kurz nepřebere.

Pomocí tlačítka  je možné všechny částky, které jsou v českých korunách a také přepočtené na české koruny sloučit a vytvořit tak jeden doklad. K takto vygenerovaným dokladům už jen stačí doplnit „Číslo dokladu“:

Jednotlivé náhrady lze evidovat i zvlášť na více dokladech. Vytvoření jednotlivých dokladů lze provést pomocí tlačítka . Ke každému dokladu doplníte datum, částku, jeho číslo a pomocí rozbalovacího menu  v části „Proplatit“ vyberete způsob jeho proplacení (v hotovosti, ve mzdě, na účet, ostatní). Opět můžete provést přepočet na české koruny a sloučení dokladů v CZK pomocí tlačítka .

V případě, že je ve vyúčtování pouze jeden doklad proplácený v hotovosti, zobrazí se v sestavě jeho číslo (Výdajový pokladní doklad).

Pokud bude existovat více dokladů, zobrazí se v sestavě „Cestovní příkaz“ číslo prvního dokladu propláceného v hotovosti jako Výdajový pokladní doklad a další doklad se zobrazí v tabulce „Ostatní cestovní doklady“.

• Rekapitulace

V této části se zobrazují vyúčtované náhrady a zálohy a vzniklý rozdíl k proplacení. 

• V položce „Náhrady zaměstnance“ je součet náhrad zaměstnance (způsob úhrady u náhrady – žádný nebo typu „náhrada zaměstnance“). 
• Položka „Z toho ve mzdě“ zahrnuje součet náhrad, které se proplácejí ve mzdě. 
• Položka „Dodatečné zálohy“ obsahuje součet náhrad, které mají způsob úhrady typu „dodatečné zálohy“.
  

Částka CZK se sčítá do jedné položky v rámci dané "kapitoly" (náklady, náhrady atd.) - tedy CZK bude sečteno za všechny měny. Vyplacené zálohy budou vždy přepočítány kurzem ze dne, který se na zprávě používá (pro náhrady) - tedy podle vyplacení zálohy nebo začátku cesty. Rozdíl k proplacení, pokud existují doklady, se pak přebírá z těchto dokladů. Zobrazuje se buď jen zahraniční, nebo jen česká měna:

2. Odeslání zprávy ke schválení

Pomocí tlačítka bude zpráva z pracovní cesty postoupena ke schválení a její stav se změní na „Navrženo“:

Pro další práci se zprávou z cest označíte konkrétní záznam a použijete tlačítko nebo kliknete na číslo cesty konkrétního záznamu. Případné smazání zprávy lze provést pomocí tlačítka . Ze zadané zprávy lze vytvořit kopii, a to pomocí ikony .

V části „Stav“ lze zakliknout tyto volby:

·       „Vyúčtováno“ - lze využít pro označení pracovní cesty jako vyúčtované, nebo ke zrušení příznaku vyúčtování. Následně se zde doplní datum a jméno toho, kdo zprávu vyúčtoval. Při běžném vyúčtování pracovní cesty se pole s údaji vyplní po schválení automaticky.

·       „Proplaceno‘‘ – označit cestu jako proplacenou může pouze uživatel, který má právo účtovat, nebo správce pracovních cest. Pole se zobrazí až po zakliknutí pole „Vyúčtováno“.

·       „Zpráva z cesty byla odevzdána“ - nastavit může uživatel, který má správu na seznam zpráv z pracovních cest, a to zakliknutím pole.

3. Tisk cestovního příkazu

U vyúčtované pracovní cesty lze vytisknout např. „Cestovní příkaz“, a to pomocí tlačítka a výběrem sestavy.