OBSAH


Založení požadavku

Tento formulář slouží jako průvodní list ke smlouvám, které jsou ve formátu PDF a odesílají se elektronicky k podpisu řediteli přes Albínu.


Průvodní list se vytváří jako nový požadavek. Formulář se zobrazí po kliknutí na "Vytvořit nový požadavek" v záhlaví Albíny a vybráním typu požadavku -> "Průvodní list ke smlouvě"

Je nutné vyplnit:

  • název smlouvy
  • protistrana (lze buď vybrat ze seznamu nebo napsat vlastní)
  • typ smlouvy (vybrat ze seznamu)
  • předmět smlouvy
  • finanční plnění (pokud není žádné, tak vyplnit 0 Kč)
  • a pokud budete podepsanou smlouvu odesílat protistraně sami (a ne přes právní odd.), zaškrtněte tuto skutečnost
  • způsob podpisu (elektronicky nebo fyzicky)

Poté klikněte na "+Založit průvodní list ke smlouvě". V tuto chvíli už je požadavek uložen mezi Vašimi rozpracovanými požadavky.

Pokud zaškrtnete způsob podepsání smlouvy "Ředitel podepíše přiloženou smlouvu elektronicky", tak se okno pro přílohy rozdělí na 2 části:

  • přílohy k podpisu - sem vkládejte pouze dokumenty, které má pan ředitel podepsat (pouze ve formátu PDF)
  • ostatní přílohy - dokumenty, které se nebudou elektronicky podepisovat


Nyní přiložte smlouvu k podpisu, případně doplňte komentář a odešlete "Ke schválení"


Nastavení umístění elektronického podpisu

Elektronický podpis je automaticky vložen do pravého horního rohu první stránky smlouvy.


Pokud je potřeba vložit podpis na jiné místo, můžete umístění před odesláním požadavku nastavit.

Vložte smlouvu ve formátu PDF do pole "Přílohy k podpisu" a otevřete její náhled kliknutím na ikonu obrázku.

Otevře se náhled smlouvu s automaticky umístěným polem pro podpis. Po kliknutí na tlačítko "Změnit umístění el. podpisu" stačí kliknout kamkoliv v dokumentu (lze přejít i na další stránky - pokud má smlouva více stran) a pole pro podpis se na toto místo přesune.

Změnu místa pro el. podpis potvrďte tlačítkem "Potvrdit umístění el. podpisu".

Kliknutím na "Zrušit editaci umístění" se místo pro podpis vrátí do původního stavu.


Číslo jednací a schválení požadavku

Odeslaný požadavek je uložen mezi Požadavky zaměstnance. Po rozkliknutí detailu požadavku, můžete sledovat aktuální stav schvalování a zjistit v detailu požadavku číslo jednací smlouvy, které je přidáno automaticky během schvalovacího procesu.

Schvalovatel obdrží požadavek s názvem "Průvodní list ke smlouvě" a je ze zařazen do seznamu "Požadavků, které mám schválit".

Jakmile je smlouva podepsaná ředitelem, objeví se jako další příloha požadavku s označením _signed v názvu. Pokud žadatel označil na průvodním listu, že odešle podepsanou smlouvu protistraně sám, přijde mu upozorňující  e-mail, že je smlouva již podepsaná.

Jakmile bude smlouva podepsaná také protistranou, bude její PDF vloženo dodatečně do požadavku jako další příloha. 


Uložení formuláře v PDF

Průvodní list (dokument vč. schvalovacího procesu) lze uložit ve formátu PDF kliknutím na "Exportovat do PDF". 

Návody na další možná nastavení požadavku: