OBSAH

Návody na další možná nastavení objednávek:

V hlavním menu otevřeme Požadavky a rozklikneme Vytvoření nového požadavku.  Zde si pod Objednávkami vybereme, zda bude Do zásobování, Do knihovny nebo na Vývojové dílny.


1. Založení objednávky přes zásobování


Objednávku můžeme vytvořit přímo přes ACTIVA.cz nebo od ostatních dodavatelů přes zásobování.


1.1 Objednávky přes ACTIVA.cz

Vybereme Grant a kliknutím na Objednávka přes ACTIVA.cz se přesměrujeme přímo do e-shopu. 
Nákupního košík s vybranými položkami přesměrujeme do Albíny kliknutím na TRANSFER OBJ. 

K vytvořené objednávce můžeme v Albíně doplnit Komentář nebo přidat Přílohu a odeslat Ke schválení, Uložit nebo ji můžeme Smazat.

Aktuální stav vytvořené objednávky uvidíme v Požadavcích zaměstnance.

 

1.2 Objednávky od ostatních dodavatelů

Vybereme Grant, vyplníme Dodavatele (nebo vybereme Libovolný dodavatel) a klikneme na +Založit objednávku. V tuto chvíli se rozpracovaná objednávka automaticky uloží do Požadavků zaměstnance a jakékoliv změny budou automaticky ukládány.

Vyplníme detaily konkrétní položky objednávky (popis, počet, cena, specifikace atd.) a klikneme na Potvrdit. Tlačítkem +Přidat položku přidáváme další položky objednávky. Můžeme také doplnit Komentář, přidat Přílohu, změnit Grant nebo Dodavatele a odeslat Ke schválení, Editovat vlastníka požadavku, Uložit nebo Smazat.

 

Je možné si také stanovit Potřebnou dobu dodání. Lze využít v případě, kdy požadujeme kontrolu dohodnutého termínu dodání nebo když si stanovíme poslední možný termín doručení objednávky. Vyplněním Počet dnů a Doba Vám (a MTZ) přijde před uplynutím lhůty notifikace.

 

Pokud si objednáváme položku s již vysoutěženou cenou a dodavatelem, automaticky se nám nabídne v poli Popis a rovnou se nám vyplní všechny požadované údaje (kat. č., dodavatel, cena, jednotka). Můžeme změnit Počet, doplnit Komentář, případně Přílohu. 



Hromadný import položek z excelového souboru

Při tvorbě objednávky do zásobování lze nahrát hromadně položky z excelového souboru:

  1. Klikněte na "Import položek z Excelu"
  2. Nejdříve vyplňte "Specifikaci" položek (pokud jsou položky s různými specifikacemi, lze je upravit po nahrání souboru)
  3. Stáhněte "Šablonu" a nakopírujte do ní položky
  4. Nahrajte vyplněnou šablonu

Pozn.: Lze nahrát i vlastní excelový dokument, ale není zaručen přesný přenos dat (je nutné zkontrolovat importovaná data a případně je v Albíně opravit).

Kopírování objednávek


Objednávku lze také jednoduše vytvořit kopií již dříve odeslané objednávky. V požadavcích zaměstnance si vybereme a rozklikneme objednávku, kterou chceme zkopírovat. Poté klikneme na +Vytvořit kopii tohoto požadavku a automaticky se nám vytvoří kopie objednávky, kterou můžeme rovnou odeslat Ke schválení nebo Editovat.

Aktuální stav objednávek

U požadavku do zásobování se mohou objevit následující stavy:

  • uložený (neodeslaný požadavek)
  • zrušený (smazaný požadavek)                        
  • ke schválení (odeslaný ke schválení)
  • vrácený (vrácený k přepracování schvalovatelem požadavku)
  • zamítnutý (zamítnutý schvalovatelem)
  • schválený (schválený požadavek předán do zásobování)
  • částečně objednaný (některé položky požadavku objednány)
  • objednaný (všechny položky požadavku objednány)
  • částečně ukončený (některé položky objednávky vyřízeny, doručeny)
  • ukončený (všechny položky požadavku vyřízeny, doručeny)

Částečně objednaný / částečně ukončený - po otevření detailu požadavku lze rozlišit, které položky jsou již objednané (mají přidělené číslo objednávky) nebo ukončené (zobrazí se doklady ke stažení, např. faktura).

2. Založení objednávky přes knihovnu


Vyplníme Grant a klikneme na +Založit objednávku.

Pozn.: V tuto chvíli se nám vytvořil požadavek, který je automaticky uložen v Požadavcích zaměstnance, kde můžeme sledovat jeho stav nebo jej upravovat.


Po založení objednávky se otevře tabulka, kde vyplníme její detaily (popis, počet, cena, typ dokumentu atd.) a poté klikneme na Potvrdit. Můžeme také přidávat další položky kliknutím na +Přidat položku. Nakonec objednávku odešleme Ke schválení nebo můžeme Editovat vlastníka požadavku nebo ji Smazat.



3. Založení objednávky přes vývojové dílny


Vybereme Grant, doplníme Název. Pokud zaškrtneme, že se jedná o Opravu, objeví se okno, do kterého musíme vyplnit inventární číslo opravovaného majetku. Poté klikneme na +Založit požadavek.

Pozn.: V tuto chvíli se nám vytvořil požadavek, který je automaticky uložen v Požadavcích zaměstnance, kde můžeme sledovat jeho stav nebo jej upravovat.

Poté se nám otevře okno, kde můžeme doplnit Komentář, vložit Přílohu a odeslat Ke schválení nebo Editovat vlastníka požadavku nebo Smazat.


Dotazovač - Detailní informace objednávek, vyhledávání položek

Detaily jednotlivých položek všech objednávek (grant, č. objednávky, č. faktury, sken faktury, datum objednání, cena, počet, dodavatel atd. s e nachází v Dotazovači - Objednávky zaměstnance / Objednávky grantu.